Open Space Conference

Konferenzen? Das sind doch endlose Vorträge, unzählige Folien und ein vorgegebenes Programm das haarscharf an den Interessen der Teilnehmer vorbeigeht. Dann die Kaffeepause: Plötzlich angeregte Gespräche, interessante Themen. Geht es ihnen nicht oft auch so? Nach einer aufwendig vorbereiteten Konferenz fragte sich 1983 Harrison Owen, warum eigentlich gerade die Kaffeepausen solche Energien freisetzen. Aus seiner Analyse entwickelte er 1985 die erste "Open Space Conference".

Die Open Space Conference ist eine nondirektive Großgruppen- Intervention. Sie baut auf die kreative Kraft der Selbstorganisation der Teilnehmenden, auf deren Gespür für die wirklich wichtigen und interessanten Themen und auf die Fähigkeit der Teilnehmenden, Eigenverantwortung zu übernehmen. Eine Open Space Conference fördert die Verantwortlichkeit der Teilnehmenden und damit auch deren Motivation. Gerade als Auftaktkonferenz vor Veränderungsprozessen gewinnt die Open Space Conference zunehmend auch in Deutschland an Bedeutung. Die Zugrundeliegende "Open Space Technology" ist vor allem für Themen geeignet, welche große Gruppen (bis zu 800 Personen) emotional bewegen, etwa die Fusion zweier Firmen oder die Suche nach einem neuen Firmenkonzept.

Die Elemente einer Open Space Conference

Die wichtigsten Elemente einer Open Space Conference sind:

Die Teilnehmer

Die Teilnehmer sind bei einer Open Space Conference die wichtigsten Personen. Eingeladen werden alle die vom Thema betroffen sind, so bei Firmenumstrukturierungen durchaus auch die Kunden und Zulieferer. Wichtig ist dabei, dass die Teilnahme freiwillig erfolgt. Nur so kann das Prinzip der Selbstverantwortung erfolgreich wirken.

Der Marktplatz

Den Auftakt einer Open Space Conference bildet der "Marktplatz". Die Teilnehmer nennen in einer moderierten Runde ihre Workshopthemen und tragen Sie in den Raum-Zeit-Plan ein. Anschließend verteilen sich die Teilnehmer auf die angebotenen Workshops. Später können weitere Themen hinzugefügt werden.

Ein Gesetz und vier Leitlinien

Die Selbstverantwortung und Selbstorganisation der Teilnehmenden ist bei einer Open Space Conference im "Gesetz der zwei Füße" verankert. Das Gesetz besagt, dass Jeder das Recht hat zwischen den Workshops zu wechseln ("Hummeln") oder zunächst sich außerhalb der Workshops aufzuhalten ("Schmetterlinge"). Ausgeführt wird dieses Gesetz durch die vier Leitlinien.

1. Die 1. Leitlinie "Wer kommt, ist die richtige Person" beschreibt die Sicherheit, dass zu jedem Workshop genau die Personen kommen, welche sich für dieses Thema interessieren. Egal ob 100 oder nur 2.
2. Die 2. Leitlinie "Offenheit für das, was passiert" weist darauf hin, dass oft die unerwarteten Ereignisse die kreativsten Anstöße geben.
3. "Es beginnt, wenn die Zeit reif ist" als 3. Leitlinie verweist darauf, dass die Teilnehmenden ihre Zeitstruktur selbst bestimmen müssen. Dies kann bedeuten Pausen zu verlängern, aber auch Pausen zu verkürzen. Workshops können verlegt werden in Zeiten, in denen die Teilnehmenden wieder den Kopf für das Thema frei haben.
4. Die letzte Leitlinie "Vorbei ist Vorbei" soll verhindern, dass Themen totgeredet werden. Ist ein Thema zuende besprochen, wird ein Workshop aufgelöst und die Teilnehmer gehen in andere Workshops.

Das Gesetz und die Leitlinien sorgen für eine hohe Qualität der Arbeit. Vielredner und "Besserwisser" werden schnell alleine bleiben, gelangweilte oder desinteressierte Teilnehmende kommen nicht mehr vor.

Der Abschluss

Jeder Workshop führt ein Protokoll, welches an der Nachrichtenwand aufgehängt wird. So ergeben sich schon während der Konferenz gegenseitige Anstöße. Am Ende der Konferenz bilden die Protokolle den Konferenzband. Zusätzlich können zu den Themen Umsetzungsgruppen gebildet werden, welche die Motivation der Open Space Conference in den Alltag überführt.

Nutzen und Vorteile der Open Space Technology

Was erreicht die Open Space Technology bei der ausrichtenden Organisation?

Schnelle Reaktion auf Veränderungen

Open Space Conferencen bündeln die Erfahrungen, Kompetenzen und Beobachtungen aller beteiligten. Es entstehen intensive Diskussionen aus denen sich schnell Lösungsansätze und neue Ziele ergeben. Die Bündelung ergibt kurze Informationswege und schnelle, effektive und oft sehr kraftvolle Initiativen

Sofort einsetzender Wandel

Oft ist die Open Space Conference selbst schon der erste Schritt einer gewandelten Firma. Neue Kommunikationsformen entstehen schon auf der Konferenz und können sofort nach der Konferenz umgesetzt werden. Die ausgelösten Veränderungen bei den TeilnehmerInnen unterstützt diesen Prozess

Nachhaltigkeit

Veränderungsprozesse werden von den Teilnehmern der Open Space Conference ausgelöst. Es sind ihre eigenen Ideen und Wünsche die zu neuen Zielen und Verfahren führen. Dies motiviert sehr stark. Für ihre eigene Idee wirken die TeilnehmerInnen als Multiplikatoren und Motoren in der gesamten Organisation.

Effektive Kommunikation in einer großen Gruppe

Durch die parallele intensive Arbeit mit gleichzeitigem Austausch untereinander wird eine Kommunikationsdichte erreicht, wie sie im Arbeitsalltag nicht zu erreichen wäre.

Die Wirkung der Open Space Technology für die Organisation baut teilweise auf der Wirkung dieser methode auf den einzelnen Teilnehmer auf.

Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten

Oft können sich die TeilnehmerInnen einer Open Space Conference anfangs gar nicht vorstellen, das eine solche Konferenz, welche ganz von ihnen bestimmt wird, funktionieren kann. Im Verlauf der Veranstaltung erkennen Sie aber zunehmend, welches Potenzial sie besitzen. Die gemachten Erfahrungen stärken das Vertrauen, diese Fähigkeiten auch außerhalb der Konferenz einzusetzen.

Moderationsfähigkeit

Menschen, die sich vorher vielleicht noch nie moderiert haben, treten nun plötzlich als Initiator eines Workshops auf, schreiben ein Protokoll, moderieren die Diskussion. Die TeilnehmerInnen entdecken so oft ihre Potenziale und die Wichtigkeit ihrer Fähigkeiten für den weiteren Erfolg des Unternehmens.

Kommunikationsbereitschaft

Schon die bloße Anwesenheit der Teilnehmenden einer Open Space Conference zeigt ihre Bereitschaft Mitgestalten zu wollen. Voraussetzung dafür ist die Freiwilligkeit der Teilnahme. Auf dieser Grundbereitschaft baut die Bereitschaft zur Kommunikation auf. Der hierarchiefreie Raum der Konferenz sichert dabei Kommunikation auch über Ebenen hinweg, welche sonst nicht möglich gewesen wäre. Vorgesetzte haben plötzlich keine Sonderstellung mehr. Die Kommunikation verläuft ohne Hemmungen und wird dadurch besonders intensiv.

Selbstverantwortlichkeit

Was die Teilnehmenden auf einer Open Space Conferenc tun, wie stark sie sich einlassen, liegt alleine in ihrer Verantwortung. Ohne Anleitung oder Vorgaben zu arbeiten lernen dabei einige TeilnehmerInnen oft auf einer Open Space Conference erstmals kennen. Viele erleben dies als befreiend und kreativ.

Open Space Conferencen eigenen sich besonders für die Suche nach neuen Ideen und Lösungsansätzen. Dabei wird zunächst die Divergenz der Ideen gefördert. Alle Ideen die kommen haben die Chance bearbeitet zu werden. Im Verlauf der 1,5 bis 2 Tage zeigt sich aber schnell, welche Themen die Kernthemen sind.

Am Ende der Konferenz wählen die Teilnehmer die 10 wichtigsten Themen aus und bilden dazu (wiederum auf freiwilliger Basis) Umsetzungsgruppen, welche die Themen nach der Konferenz Weiterbearbeiten. Die Arbeitsergebnisse dieser Umsetzungsgruppen können den Auftakt einer Nachfolgeveranstaltung sein, welche durchaus wiederum als Open Space Conference organisiert werden kann.

Gefahren?

Eine falsch angewendete Methode kann mehr zerstören als aufbauen. Auch die Open Space Technology ist davon nicht ausgenommen. Lädt eine Organisation zur Open Space Conference, muss sie bereit sein während der Konferenz auf Hierarchien und direktive Steuerung zu verzichten. Werden den Umsetzungsgruppen die Entscheidungsräume und Ressourcen verweigert bringt eine Open Space Conference nicht nur keinen Gewinn sondern zerstört sogar das Vertrauen in die Führung.

Literatur

• Carole Maleh: Open Space: Effektiv arbeiten mit großen Gruppen; Belz Weiterbildung, Weinheim und Basel 2000
• Isis Herzog: Marktplatz der Ideen - Open Space-Konferenz; managerSeminare Heft 35 März 99
• Christine Wittenzellner: Gruppenfahrt ins Blaue - Open Space; managerSeminare Heft 42 Mai 2000
• Mailingliste "Schneller Wandel": Anmeldung unter http://schnellerwandel.de